Decreto

PREFEITURA  DE VILA VELHA

Institui o Sistema  de Arquivos do Municipal de Vila Velha - SAMVV, disciplina instâncias de deliberação, desenvolvimento, execução e controle da gestão documental.

DECRETO Nº 01, DE 04 DE SETEMBRO DE 2013

O PREFEITO MUNICIPAL DE VILA VELHA, ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso de suas atribuições legais, Lei Orgânica do Município;

Considerando que a Constituição Federal de 1988, no § 2º do art. 216, e a Lei 12.527 de novembro de 2011,  dispõe que cabe à administração pública a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem;

considerando a importância dos arquivos como instrumento de gestão indispensável à transparência, à eficiência, eficácia e efetividade administrativa, ao desenvolvimento político e social e como garantia do direito à informação e à memória;

considerando que o art. 1º da Lei Federal de Arquivos – Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispõe que é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo, e ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação;

considerando  que as Atividades de Administração dos Documentos Arquivísticas  compõe-se de diversas fases que devem ser desenvolvida de forma harmoniosa, respeitado a proveniência e a ordem original da criação e dos órgãos (setores) produtor.

Considerando que para promover a gestão, a guarda e a preservação de documentos a Resolução nº 27 do Conselho Nacional de Arquivos, dispõe sobre o dever do Poder Público, no âmbito dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, de criar e manter Arquivos Públicos, na sua específica esfera de competência;

considerando a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada, mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, conforme o art. 9º da Lei Federal de Arquivos – Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;

considerando que a perda, o extravio ou a destruição indiscriminada do patrimônio documental público pode acarretar danos irreparáveis à administração pública, aos direitos dos cidadãos, à produção do conhecimento, à memória e à história,

D E C R E T A:

Art. 1º Fica instituído o Sistema de Arquivos do Município de Vila Velha (SIAMVV), no âmbito da Administração Centralizada, visando estabelecer um modelo de gestão que integre as fases corrente, intermediária e permanente, pelas quais passam os documentos em seu ciclo vital, como forma de assegurar sua organização, controle, proteção e preservação, a partir de sua produção.

Art. 2º O SISTEMA DE ARQUIVO MUNICIPAL DE VILA VELHA tem por objetivos:

I – promover a integração dos arquivos existentes nas diversas unidades administrativas da Administração Centralizada do Município;

II – racionalizar e padronizar a produção documental;

III – assegurar a proteção e a preservação da documentação arquivística do Município;

IV – facilitar o acesso ao patrimônio arquivístico público, de acordo com as necessidades da administração pública e da sociedade; e

V – normatizar o tratamento da informação arquivística a partir do uso de novas tecnologias, atribuído o utilizando ferramentas como o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade.

Art. 3º Integram o SIARQ/VV todos os órgãos da Administração Centralizada do Município.

§ 1º O titular de cada órgão deve assinar o Termo de Compromisso, conforme modelo constante no anexo deste Decreto, que tem por objetivo detalhar a forma de atuação do órgão, junto ao SIARQ/VV.

§ 2º  Poderão ser acrescentadas novas cláusulas ao Termo de Compromisso, quando assim se julgar necessário.

Art. 4º O SIARQ/VV fica vinculado à Secretaria Municipal de Administração (SMA), com a seguinte estrutura:

I – Comitê Estratégico:

a) Secretário Municipal de Administração, que o presidirá;

b) Secretário Municipal da Cultura;

c) Secretário Municipal da Fazenda;

d) Secretário Municipal da Educação;

e) Secretário Municipal da Saúde;

II – Comitê Gerencial:

a) 2 (dois) representantes da Secretária Municipal Administrativa, sendo 1 (um) o titular da Coordenação de Documentação (CD), que o presidirá;

b) 2 (dois) representantes da Secretaria Municipal da Cultura (SMC), sendo um do Conselho Municipal de Cultura de Vila Velha, Simone Modolo; o Subsecretário de Cultura, José Roberto Santos Neves;

c) 2 (dois) representantes da Secretária de Planejamento, Orçamento e Gestão;

III – Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD): presidida pelo titular da CD, da SMA, em conjunto com os servidores, preferencialmente detentores de cargos de provimento efetivo, abaixo discriminados:

a) 1 (um) servidor com formação de nível superior em Arquivologia

b) 1 (um) servidor com formação de nível superior em História;

c) 1 (um) Planejamento, Orçamento e Gestão;

d) 1 (um) Secretaria Municipal da Cultura;

§ 1º Para as reuniões do Comitê Gerencial e da CPAD, poderão ser convidados representantes ou especialistas de outras áreas, por iniciativa de seu presidente, com aviso prévio de 03 (três) dias.

§ 2º Para as reuniões do Comitê Estratégico, que devem ocorrer mensalmente, poderão ser convocados membros do Comitê Gerencial ou da CPAD, por iniciativa de seu presidente.

Art. 5º Compete ao Comitê Estratégico:

I – estabelecer a política e diretrizes para a gestão documental na Administração Centralizada do Município;

II – propor ações estratégicas, para a implantação da política de gestão documental no Município;

III – coordenar, apoiar, articular e avaliar as ações propostas pelo Comitê Gerencial; e tomar decisões a respeito da política arquivística;

V – coordenar, fornecer dados, criar condições e definir responsabilidades, com relação à implementação da política arquivística;

VI – emitir normas e diretrizes normativos visando à regulamentação das ações do SIARQ/VV;

VII – divulgar à sociedade e às instâncias competentes os resultados alcançados; e

Art. 6º Compete ao Comitê Gerencial:

I – implantar as diretrizes estabelecidas pelo Comitê Estratégico;

II – elaborar, segundo princípios arquivísticos, os instrumentos para implantação da gestão documental;

III – propor a capacitação técnica dos recursos humanos, que desenvolvam atividades de gestão documental;

IV – participar do planejamento e elaboração de sistemas digitais aplicados à documentação arquivística;

V – elaborar medidas para preservação de documentos arquivísticos de valor permanente, em seus diversos suportes;

VI – zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais, que norteiam a preservação e disponibilização do patrimônio documental produzido pelo Município;

VII – elaborar relatórios periódicos, encaminhando ao Comitê Estratégico, dando conta do andamento do processo de gestão documental nos órgãos.

Art. 7º Compete aos órgãos da Administração Centralizada:

I – articular as unidades de trabalho que compõem o órgão para a realização das políticas de gestão documental e das atividades propostas pelo Comitê Gerencial, sob orientação deste;

II – promover atividades de divulgação e sensibilização no seu âmbito, visando à conscientização nos níveis político, administrativo e técnico sobre a importância da gestão documental;

III – constituir e coordenar grupos e comissões internas, em conjunto com o Comitê Gerencial;

IV – propor e organizar eventos de capacitação técnica dos servidores designados às atividades relacionadas à gestão documental;

V – zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais, que norteiam a preservação documental, observando capacidade do espaço físico e o acondicionamento de seu acervo documental;

Art. 8º Compete à Comissão Permanente de Avaliação Documental:

I – avaliar a documentação e definir prazos de guarda e destinação documental;

II – aprovar instrumentos de gestão documental propostos pelo Comitê Gerencial;

III – convocar especialistas de outras áreas, para auxiliar na plena execução das atribuições da CPAD;

IV – zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais, que norteiam a preservação e disponibilização do patrimônio documental produzido pelo Município; e

V – regulamentar suas atividades através de regimento interno.

Art. 9º O Comitê Estratégico e o Comitê Gerencial poderão regulamentar suas atividades através de regimento interno.

Art. 12. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

PREFEITURA MUNICIPAL DE VILA VELHA, 04 de setembro de 2013.